A otimização de processos em indústrias e empresas é necessária para progressão delas. Saiba algumas metodologias que a envolvem e como aplicá-la .
Neste conteúdo abordaremos:
- Introdução
- Como ampliar seus resultados?
- Ferramentas e metodologias para otimização
- Importância do feedback
Introdução
Também conhecido como “Process Otimization”, a otimização de processos é um método que auxilia no mapeamento e identificação de falhas, ajudando a incrementar e aprimorar as atividades e resultados de empresas ou indústrias.
Em suma, é uma técnica que visa propor soluções, através de ferramentas e metodologias, a fim de prover processos mais eficientes, eliminando o que é dispensável, além de melhorar resultados no âmbito organizacional.
Como ampliar seus resultados?
Alguns passos são necessários para o emprego efetivo das técnicas de otimização dos processos. São eles :
- Definição dos objetivos
- Mapeamento dos processos
- Eliminação de etapas
- Uso das ferramentas de otimização
- Monitoramento
- Definir os objetivos
Antes de começar as mudanças, é necessário responder perguntas, tais como: Qual é o objetivo a ser alcançado? Quais são as deficiências dele? O que é preciso aprimorar? Através dessas respostas, é muito mais fácil fazer uma revisão específica e obter um resultado mais assertivo.
- Mapear os processos
Realizar o mapeamento, reconhecer as tarefas e fluxos dos processos atuais é talvez o passo mais importante. Coerente aos objetivos identificados na primeira etapa, ele busca levantar as atividades e processos realizados dentro da empresa e visualizar como são executados, assim identificando os pontos de melhorias necessários.
- Eliminação de etapas
Após o mapeamento, dá-se início à otimização efetiva dos processos. Nesta etapa é essencial visualizar os processos redundantes, identificar os gargalos, eliminar o que é dispensável e improdutivo para, desse modo, reduzir gastos e tempo que seria empregado desnecessariamente.
- Uso das ferramentas de otimização
Depois de repensar os próximos passos e observar qual caminho apresenta a maior produtividade, começa-se a etapa de automatização e refinamento dos processos. Finalmente, são implementadas as ferramentas de automatização, que irão auxiliar no gerenciamento da empresa — no meio interno e externo — ao coletar e centralizar os dados, além de automatizar processos, vide prospecção.
- Monitoramento
Monitorar e praticar continuamente é necessário mesmo depois de todas as etapas realizadas, pois esta automatização é um processo contínuo e precisa de cuidados para se moldar na indústria ou empresa.
Ferramentas e metodologias para otimização
Para que a otimização funcione de maneira eficaz e a fim de evitar erros, ferramentas de CRM e BPMS — respectivamente : Customer Relationship Management e Business Process Management System — são de grande importância. Essencialmente, elas referem-se a softwares de gestão de processos que alinham um conjunto de práticas, estratégias de negócios e tecnologias focadas no relacionamento com o cliente.
- Customer Relationship Management (CRM)
A Gestão de Relacionamento com o Cliente, como é conhecido em português, é utilizado por startups e pequenas e grandes organizações, visto que esta prática gerencia, analisa e acelera meios para prospecção. Além disso, também atua em interações com clientes ao antecipar os anseios deles, administriando leads e oportunidades de vendas. Desse modo, reduz o esforço manual e acelera o processo de vendas.
Algumas ferramentas de CRM são:
- Ploomes
- SalesForce
- Piperun
- Business Process Management System (BPMS)
Enquanto o CRM foca no relacionamento com o cliente, os softwares de Business Process Management System direciona-se para otimização da própria empresa. O objetivo deles é, essencialmente, mapear, automatizar, executar e monitorar processos da empresa. Mas, como isso ocorre ?
Esses softwares auxiliam no gerenciamento do fluxo de trabalho e dos processos da empresa. Boas ferramentas de BPMS assistem as equipes a identificar, organizar, estruturar e automatizar seus processos e, além disso, também coletam dados sobre eles para assim monitorá-los a fim de aprimorá-los e identificar fallhas.
Algumas ferramentas de BPMS são:
- Pipefy
- MaintainX
- QntrlX
Importância do feedback
Por fim, para o desenvolvimento de um ambiente produtivo, a receptividade de feedbacks é de extrema importância. Eles são valiosos na fase de implementação e validação, portanto é preciso valorizar a oportunidade de avaliação de processos, produtos e metodologias que eles fornecem. Nesse momento, é possível corrigir, propor melhorias e direcionar melhor a empresa.
Como a Propeq pode te ajudar?
Nesse conteúdo, abordamos a otimização da equipe e dos processos de indústrias visando o aumento da produtividade, redução de custos, melhor absorção das demandas, colaboração interdepartamental, aumento da competitividade e incremento de resultados.
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