A otimização de processos em indústrias e empresas é necessária para progressão delas. Saiba algumas metodologias que a envolvem e como aplicá-la .
Neste conteúdo abordaremos:
- Como ampliar seus resultados
- Como otimização de processos pode ajudar sua empresa
- Lidar com feedbacks
Palavras-chave: equipe, empresa, otimizar, feedback
O que é a otimização de processos ?
Também conhecido como “Process Otimization”, a otimização de processos é um método que auxilia no mapeamento e identificação de falhas , ajudando a incrementar e aprimorar as atividades e resultados de empresas ou indústrias.
Em suma, é uma técnica que visa propor soluções através de ferramentas e metodologias para,consequentemente, prover processos mais eficientes, eliminando o que é dispensável, além de melhorar resultados no âmbito organizacional.
Passos essenciais
Alguns passos são definidos e necessários para o emprego efetivo das técnicas de otimização dos processos. São eles :
- Definição dos objetivos
- Mapeamento dos processos
- Eliminação de etapas
- Uso das ferramentas de otimização
- Monitoramento
- Definir os objetivos
Antes de começar as mudanças, primeiramente é necessário responder perguntas, tais como: Qual é o objetivo a ser alcançado? Quais são as deficiências dele? O que é preciso aprimorar? Através dessas respostas , é muito mais fácil fazer uma revisão específica e obter um maior resultado.
- Mapear os processos
Realizar o mapeamento, reconhecer as tarefas e fluxos dos processos atuais é talvez o passo mais importante. Traçado sob os objetivos (da Etapa 1), ele busca levantar as atividades e processos realizados dentro da empresa e visualizar como são executados, assim identificando os pontos de melhorias necessários.
- Eliminação de etapas
Após o mapeamento dos processos, dá-se início à otimização efetiva dos processos. Nesta etapa é essencial visualizar os processos redundantes, identificar os gargalos, eliminar o que é dispensável e improdutivo para reduzir gastos e tempo que seria empregado desnecessariamente.
- Uso das ferramentas de otimização
Depois de repensar os próximos passos e observar qual caminho apresenta a maior produtividade, começa-se a etapa de automatização e refinamento dos processos. Finalmente, são implementadas as ferramentas de automatização – explicadas no próximo tópico. Elas irão auxiliar ainda mais no gerenciamento da empresa – no meio interno e externo dela – ao coletar e centralizar os dados, além de automatizar processos, vide prospecção.
- Monitoramento
Monitorar e praticar continuamente é necessário, mesmo depois de todas as etapas realizadas, pois esta automatização é um processo contínuo e precisa de cuidados para se moldar a indústria ou empresa.
Ferramentas e metodologias para otimização
Para que a otimização funcione de maneira eficaz , a fim de evitar erros, ferramentas de CRM e BPMS – respectivamente : Customer Relationship Management e Business Process Management System – são de grande importância. Essencialmente, elas referem-se a softwares de gestão de processos que alinham um conjunto de práticas, estratégias de negócios e tecnologias focadas no relacionamento com o cliente.
- Customer Relationship Management (CRM)
A Gestão de relacionamento com o Cliente, como é conhecido em português, para além de softwares ou plataformas : emprega, concilia e acelera todo um processo, por isso é utilizado por startups, pequenas e grandes organizações, pois esta prática gerencia, analisa e acelera meios para prospecção. Além disso, também atua no meio das interações com clientes , ao antecipar os anseios deles e otimizar os custos.
Algumas ferramentas de CRM são:
- Ploomes
- SalesForce
- Piperun
Fonte: www.salesforce.com/br/crm
- Business Process Management System (BPMS)
Enquanto o CRM foca no relacionamento com o cliente, os softwares de Business Process Management System direciona-se para otimização da própria empresa. O objetivo deles é, essencialmente, mapear, automatizar, executar e monitorar processos da empresa. Mas, como isso ocorre ?
BPMS são softwares que auxiliam no gerenciamento do fluxo de trabalho e dos processos da empresa. Boas ferramentas de BPMS auxiliam as equipes a identificar, organizar, estruturar e automatizar seus processos e além disso, também coletam dados sobre eles para assim monitorá-los com objetivo de identificar erros e aprimorá-los ainda mais.
Algumas ferramentas de BPMS são:
- Pipefy
- MaintainX
- QntrlX
Fonte: www.sydle.com/br/blog
Importância do feedback
Por fim, para o desenvolvimento de um ambiente produtivo, a receptividade aos feedbacks é importantíssima. Os feedbacks são valiosos na fase de implementação, portanto é preciso valorizar a oportunidade de avaliação dos processos, produtos e metodologias. Nesse momento, é possível corrigir, prover melhorias e direcionar melhor a empresa.
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